در شرایط اضطراری ارائه خدمات به افراد مهاجر یا بلا دیده از ویژگی های خاصی برخوردار است . اما موضوعی كه مدیریت بحران میبایست قبل از وقوع و حادث شدن شرایط بحران به آن بپردازد مسئله سازماندهی ، مشخص نمودن عناصر موظف در ارائه خدمت ( بطور مثال تامین ، نگهداری و توزیع مواد خوراكی ) و آموزش نیروی انسانی مرتبط میباشد .

بطور كلی جمع آوری داده های مورد نیاز برای پردازش اطلاعات توسط مدیریت مواد غذائی ضرورت دارد از اهم داده ها میتوان به موارد ذیل اشاره نمود :

- جمعیت مورد نظر برای ارائه خدمت

- شرایط آب و هوایی و اقلیمی منطقه

- برآورد احتمالی كودكان شیرخوار

- امكانات موجود قابل بهره برداری از نظر محل نگهداری – امكانات سرماساز ( ثابت و سیار )

- نیروی انسانی آگاه در زمینه مواد غذائی

- پردازش و تبدیل این داده ها به اطلاعات میبایست توسط مدیریت مواد غذائی در شرایط بحران انجام پذیرد . جهت از نظر گروه سنی تخمین زده شود . سردسیر و یا گرمسیری ، دشت یا كوهستانی بودن منطقه مشخص تا امكانات حمل و نقل مواد غذائی متناسب با آن تدارك دیده شود . آنچه مسلم است كمكهای دولت و یا مجامع بین المللی و مردم میبایست بر اساس باز خورد مدیریت بحران به عوامل و ارگان های یاری رسان باشد تا ارسال و دریافت مواد غذائی متناسب با نیاز و شرایط نگهداری و توزیع انجام پذیری به پاره ای از دستوراالعملهای ذیل توجه گردد .

- مواد غذائی كنسرو شده ، با توجه به زمان انقضاء مصرف در محل مناسب نگهداری و قاعده FiFo* ( محموله ای كه ابتدا وارد میشود باید ابتدا مصرف و در اولویت توزیع قرار گیرد First In First Out ) در مورد آن رعایت گردد .

- نیروی انسانی موظف در تامین و توزیع مواد غذائی در شرایط بحران میبایست ملبس به روپوش و دارای كارت معاینه پزشكی باشند .

- فضای مورد استفاده برای نگهداری و توزیع مواد غذائی بایستی مجزا و مشخص باشد و دارای انشعاب آب و یا تانكر ذخیره آب برای انجام عملیات شستشو و نظافت باشد .

- فاضلاب حاصل از شستشو در این قسمت بایستی به طریقی دفع گردد كه موجب ركود و تجمع فاضلاب در سطح زمین نگردد .

- نان و مواد غذائی با مننشأ حبوبات ، خرما ، انواع كنسرو وكمپوت در بسته بندیهای حداكثر 5 نفر ، ترجیحا" 2 نفره و 3 نفره آماده تا هنگام تحویل موجب ازدحام و عدم استفاده مطلوب از مواد غذائی نگردد .

- از نان های با رطوبت حداقل استفاده و توزیع گردد .

در شرایط ماندگاری و طولانی شدن زمان اسكان و ضرورت استفاده از غذا و یا گوشت گرم تمهیدات خاصی بایستی بعمل آید از جمله :

- اختصاص محل مسقف با سطوح قابل شستشو دارای آب بهداشتی با سیستم دفع فاضلاب ، محل نگهداری ظروف و وسایل كار ، محل شستشوی ظروف ، ابنار نگهداری مواد فاسد شدنی مجهز به سرماساز

- این محل دارای نور و تهویه مناسب بوده درب مجهز به توری باشد .

- محل نگهداری زباله و پس مانده به نحویكه از دسترس حشرات و حیوانات ولگرد دور بماند .

- ورود افراد متفرقه به محل طبخ غذا ممنوع است .

- هر گونه ماده منجمد در صورت خارج شدن از حالت انجماد در برابر فشار مقاومت نكند ) بایستی سریعا" آماده مصرف گردد و از منجمد كردن مجدد آن خودداری شود .

- رعایت بهداشت فردی توسط توزیع كنندگان مواد غذائی الزامی است و شستن دستها قبل از شروع بكار با آب و صابون حداقل 30 ثانیه اعمال گردد .

- مواد غذائی فساد پذیر از تابش مستقیم نور آفتاب و یا مجاورت با منابع حرارتی دیگر حفظ گردد .

- بازدید از محل نگهداری مواد غذائی در محل اسكان افراد و خانوارها انجام پذیرد .

- از دستكاری بی مورد مواد غذائی مانند خرما ، نان و مواد غذائی مشابه و بدون بسته بندی جدا" خودداری گردد .